Zur Organisation der Vor-Ort-Hilfe
Für die Organisation der Vor-Ort-Hilfe gibt es im Vorfeld der Konferenz drei Strukturen:
- Mailing-Liste
für alle Hilfswilligen
Sie dient der konkreten Absprache zwischen denen, die helfen wollen. Schichtpläne wäre vielleicht das wichtigste Stichwort. Hier wird auch dynamisch klar, wo es vielleicht noch brennt und der eine oder andere Entschluß kann sich daran vielleicht noch anpassen. - Die dynamische Web-Seite
Sie setzt auf dem letzten verbindlichen Stand auf und dient dem super-aktuellen Überblick. Erkenntnisse, die in der Mailing-Liste gemacht werden, können dort von allen jederzeit zentral festgehalten werden.
Weiterhin ist sie erste Anlaufstelle für alle Hilfswilligen. Wer sich dort einträgt, wird (per Hand) in die Mailing-Liste geholt. - Die statische Web-Seite
Sie bietet eine konsolidierte Ansicht des Stands und wird in halbwegs regelmäßigen Abständen auf der Grundlage der dynamischen Seite aktualisiert. Sie ist quasi der letzte verbindliche Stand.
Zu diesem Dokument
Dieses Dokument beschreibt was auf der 1. Oekonux-Konferenz an konkreten Aufgaben vor Ort anfallen wird.
Gelistet sind für jede Aufgabe:
Ressourcen: Die für die betreffende Aufgabe benötigten Ressourcen.
Personen: Wieviele Leute sich um die Aufgabe kümmern müssen und ob sie ggf. besondere Fähigkeiten / Kenntnisse mitbringen müssen.
Zeiten: Die Zeiträume in denen die betreffende Aufgabe erledigt werden muß.
HelferIn: Hoffentlich möglichst vollständig: wer sich für eine Aufgabe wann verantwortlich fühlt. Name und eMail-Adresse reicht. (In der statischen Version ein Link auf die dynamische Seite.)
Schichtplan: Die Spalten sind den Personen zugeordnet, die mit ihren Initialen abgekürzt sind. Die Zeilen entsprechen den Zeiten. Die Einträge in den Tabellenzellen bedeuten
| Symbol | Bedeutung |
| o | Person ist nicht verfügbar |
| + | Person ist für diese Zeit eingeteilt |
| * | Person möchte für diese Zeit eingeteilt sein und ist es |
| - | Person ist nicht eingeteilt |
| = | Person ist anderweitig eingeteilt |
Wenn du hier bist, um zu helfen, schaue einfach, ob etwas dabei ist, was du gerne übernehmen würdest und trage dich ein oder schreibe eine Mail an helfer@oekonux-konferenz.de. Auf Wunsch führen wir dich hier auch gerne in anonymisierter Form.
Die Aufgaben
Konferenzbüro (incl. Empfang, Pressestelle und Information)
Das Konferenzbüro soll TeilnehmerInnen bei der Ankunft und während der Konferenz einen definierten Anlaufpunkt bieten, an dem alle nützlichen Informationen über die Konferenz und deren städtischem Umfeld zur Verfügung stehen. Z.B.
- Essensmöglichkeiten auf der Konferenz und in der näheren Umgebung
- Übernachtungsmöglichkeiten der unterschiedlichen Kategorien
- Wo ist der nächste Geld-/Zigaretten-/...automat?
- Informationen für die Beitragenden (z.B. auch "Wo soll ich übernachten?")
- Inhaltliche Informationen
Sollte auch für als Clearing-Stelle für die gesamte Konferenz dienen und insbesondere auch die konkrete Organisation vor Ort handhaben. Z.B.
- TeilnehmerInnenliste führen
- Programmänderungen und -erweiterungen (BOFs)
- Hinweisplakate ad hoc machen und verteilen
- Diese Vor-Ort-Hilfe hier konkret abwickeln
- Rücknahme der ausgefüllten Feedback-Fragebögen
Weiterhin wird die Pressestelle hier angesiedelt sein. Sie ist die Hauptanlaufstelle für JournalistInnen aller Art.
Ressourcen: Mindestens mal Stifte, Papier und Tesa-Krepp. Dazu Infomaterial wie Programm o.ä. Vielleicht Namensschildchen für alle Beitragenden mit irgendeiner Kategorisierung. Für die Presse wäre inhaltliches Infomaterial sicher wünschenswert. Die Texte aus dem Oekonux-Bereich könnten vielleicht als Handout bereit liegen.
Personen: Wegen des Bezugs zur Stadt wäre es sinnvoll, wenn ständig einE OrtskundigeR zugegen wäre. Sollte ständig mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Zeiten: Müßte über die gesamte Zeit der Konferenz besetzt sein und am besten schon ein bißchen vor Beginn der Veranstaltungen.
HelferIn: Sabine Nuss
HelferIn: Lydia Heller
HelferIn: Thomas Kalka
HelferIn: Siegfried Reimann (einheimisch; mindestens Sa, So)
HelferIn: Zwei Leute von MEK Software.
HelferIn: Bitte hier weiter anfügen.
Schichtplan: Anz bezeichnet die Anzahl der benötigten Personen in dieser Schicht.
| Tag | Zeit | Anz | SN | LH | TK | SR | M1 | M2 |
| Sa | 11-13 | 2 | + | - | - | + | - | - |
| 13-15 | 2 | + | - | - | - | + | - | |
| 15-17 | 2 | - | + | - | - | + | - | |
| 17-19 | 1 | - | + | - | - | - | - | |
| So | 09-11 | 2 | - | - | - | + | - | + |
| 11-13 | 2 | - | - | + | - | - | + | |
| 13-15 | 2 | + | - | + | - | - | - | |
| 15-17 | 1 | - | o | + | - | - | - | |
| 17-19 | 1 | - | o | - | + | - | - | |
| Mo | 10-12 | 1 | - | + | - | o | + | - |
| 12-14 | 1 | - | - | - | o | - | + |
Betreuung der Beiträge
Die Vorträge und Workshops müßten mindestens insoweit betreut werden, daß die Beitragenden kurz vorgestellt werden. Eine Einführung / Betreuung der Vortragstechnik (Mikrofon, Overhead, ggf. Beamer-Installation) wäre ebenfalls wünschenswert. Auch eine Überwachung der Zeitgrenzen und eine Moderation der Diskussion wäre wünschenswert.
Ressourcen: Die HelferInnen bräuchten selbst einen Überblick darüber, was sie zu tun haben. Natürlich müßten sie im Rahmen eines Briefings selbst mit der Vortragstechnik vertraut gemacht werden. Ein solches Briefing sollte am Beginn eines jeden Konferenztages, mindestens aber am ersten durchgeführt werden.
Personen: Pro Track brauchen wir eine Person - also drei bis vier gleichzeitig. In den (wenigen) Workshops, wo wir evt. eine wirklich Moderation stellen müssen, wäre Erfahrung mit so einer Aufgabe von Vorteil.
Zeiten: Die HelferInnen müßten natürlich mindestens zu Beginn der Veranstaltung anwesend sein und am besten während der ganzen Veranstaltung. Es bietet sich an, daß diese Aufgabe in Schichten erledigt wird. Die inhaltlichen Interessen der HelferInnnen sollten natürlich weitestgehend berücksichtigt werden.
HelferIn: LutzH (Sa oder So einen Track)
HelferIn: Uli Frank (grundsätzlich Fr, Sa, So)
HelferIn: Matthias Wirwall (Sa, So, Mo)
HelferIn: Stefan Meretz würde den Workshop "Produktivkraftentwicklung" moderieren und auch wenn möglich Vorträge betreuen
HelferIn: Ulli Wetzig (Sa, So, Mo)
HelferIn: Tobias Demuth (Sa, So, Mo)
HelferIn: Bitte hier weiter anfügen.
Schichtplan: Trk bezeichnet den Track und Typ den Veranstaltungstyp (WS für Workshop, VT für Vortrag). Eine BetreuerIn sollte möglichst in einem Raum bleiben. Bei Workshops ist eine Moderation nötig.
| Tag | Zeit | Trk | Typ | LH | UF | MW | SMz | UW | TD | SMn |
| Sa | 13-15 | A | VT | = | - | + | - | - | = | - |
| B | VT | = | - | = | - | - | + | - | ||
| C | VT | + | - | = | - | - | = | - | ||
| 15-19 | A | WS | - | = | o | + | - | = | - | |
| 15-17 | B | VT | = | - | o | = | - | + | o | |
| C | VT | + | o | o | = | - | = | o | ||
| 17-19 | B | VT | o | + | o | = | - | - | o | |
| So | 10-14 | C | WS | - | * | - | - | = | = | - |
| 10-12 | A | VT | - | = | - | - | + | = | - | |
| B | VT | - | = | - | - | = | + | - | ||
| 12-14 | A | VT | - | = | - | - | + | = | - | |
| B | VT | - | = | - | - | = | + | - | ||
| 15-18 | B | WS | + | = | o | - | = | - | = | |
| 15-17 | A | VT | = | = | o | - | + | - | - | |
| C | VT | = | + | o | - | = | - | - | ||
| 17-19 | A | VT | = | - | = | - | + | - | = | |
| C | VT | = | - | = | - | = | - | + | ||
| 18-21 | B | WS | - | - | + | - | = | - | = | |
| 19-21 | A | WS | = | - | = | - | - | - | - | |
| C | VT | + | - | = | - | - | - | - | ||
| Mo | 10-12 | B | VT | o | o | + | o | - | - | - |
| C | VT | o | o | = | o | - | - | - | ||
| 12-14 | B | VT | o | o | + | o | - | - | o |
Aufzeichnung der Beiträge
Wir wollen, daß bei allen Beiträgen mindestens der Ton aufgezeichnet wird. Während einer sich anschließenden Diskussion müßte die ModeratorIn darauf achten, daß auch Fragen / Bemerkungen aus dem Publikum über das Mikro laufen.
Ressourcen: Wird ohnehin ein Mikrofon im Rahmen der Vortragstechnik benutzt, so müßte dieses abgegriffen werden. Es müßte geklärt werden, was die FH bereits anbietet. Ggf. müßten wir die entsprechende Technik irgendwie besorgen. Sollten wir etwas leihen müssen, wären hierfür Finanzmittel einzuplanen.
Personen: Sinnvoll scheint, daß eine Person für die Aufzeichnungen zuständig ist. Diese muß sich mit solcher Technik natürlich wenigstens einigermaßen auskennen. Diese müßte dann natürlich von den VeranstaltungsbetreuerInnen unterstützt werden, die eine entsprechende Einweisung bräuchten.
Zeiten: Die verantwortliche Person müßte sich vermutlich relativ häufig mit den Details befassen. Ein Handy wäre für eine solche HelferIn vorteilhaft um jederzeit erreichbar zu sein.
HelferIn: René Paulokat will mit anderen zusammen für das Independent Media Center eine Live-Aufzeichnung machen.
HelferIn: Ulli Wetzig möchte Tonaufzeichnungen von einzelnen Veranstaltungen machen
Sonstige Technik
Auch für die restliche Technik neben der Aufzeichnungstechnik muß betreut werden. Dazu gehören:
- LAN-Technik / Internet-Verbindung
- Beamer-Technik
- Stromversorgung
Ressourcen:
Personen: Sollte eine Person sein, die einen engen Draht zur FH braucht und am besten einheimisch ist.
Zeiten: Die verantwortliche Person müßte sich vermutlich relativ häufig mit den Details befassen. Ein Handy wäre für eine solche HelferIn vorteilhaft um jederzeit erreichbar zu sein.
HelferIn: Jens Korte (Fr, So, Mo) ist HiWi im DVZ und möchte im Bereich LAN/Internet helfen
HelferIn: Bitte hier anfügen.
Fete
Für die Fete muß organisiert werden:
- Musik
- Raumgestaltung
- Getränke auch hier (plus Bier/Wein)
Ressourcen: Eine Anlage müßte her. Diese kostet vermutlich Geld.
Personen: Sollte von einheimischen Personen übernommen werden.
Zeiten: Vorbereitung an den Tagen vorher. Ansonsten Samstag Abend.
HelferIn: Dirk Küsters und weitere Leute von der Linken Liste Uni Dortmund übernehmen die Organisation der Fete vollständig
HelferIn: Bitte hier anfügen.
HelferInnen-Treffen
Wir werden vor und während der Konferenz ein paar Treffen zu machen, die den HelferInnen helfen sollen. Insbesondere die weniger spezialisierten HelferInnen für die
- Betreuung der Beiträge
machen, müßten in die konkreten Aufgaben eingeführt werden.
Die spezialisierteren HelferInnen für
- Konferenzbüro
- Aufzeichnung der Beiträge
- Sonstige Technik
- Fete
sollten am ersten und dritten Treffen teilnehmen. Ihre spezielle Organisation können sie aber vermutlich besser direkt miteinander abwickeln.
Folgende Treffen sind geplant:
Samstag, 10.00Uhr: Allgemeines HelferInnen-Treffen
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Auf diesem Treffen sollten alle HelferInnen anwesend sein. Hier werden alle allgemeinen Fragen geklärt, die noch offen sind. Insbesondere könnten hier letzte Abmachungen getroffen werden bzgl. wer wann für was eingesetzt werden möchte.
Samstag, 11.00Uhr: Briefing für Beitragsbetreuung
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Zweck dieses Treffens ist die HelferInnen für die Betreuung der Beiträge in ihre Aufgaben einzuführen. Sie müßten technische und andere Infos bekommen. Dazu sollte es auch noch etwas Papiernes geben.
Samstag, 19.00Uhr: Auswertung, Nach-Briefing, Fete
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Dieses Treffen am Ende des ersten Tages sollte nochmal von möglichst vielen HelferInnen besucht werden. Zweck wäre, die Lücken in der Organisation zu thematisieren, die während der konkreten Tätigkeit aufgefallen sind und nach Lösungen zu suchen.
Weiterhin sollte ein Nach-Briefing für alle die BeitragsbetreuerInnen durchgeführt werden, die am Morgen noch nicht dabei sein konnten.
Außerdem können wir hier evt. noch letzte Hilfe für die Fete organisieren.
Des weiteren planen einige vom Projekt-Team bereits am Freitag anzureisen. Da wird es nach aktuellem Stand wohl um 15.00Uhr ein Treffen an der FH geben. Wer da schon kommen will, ist natürlich willkommen.
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